Lieferschein und Sammelrechnung in DYNAREX
In diesem Blog-Beitrag erklären wir Ihnen, wie Sie in DYNAREX Sammelrechnungen zu Lieferscheinen erstellen können.
Voraussetzung:
- Sie haben das Modul DYNAREX payment lizenziert
Vorbereitung:
Um einen Lieferschein und später die Sammelrechnung generieren zu können, müssen Sie im Adressbuch Ihre Sammelrechnungsempfänger definieren. Wechseln Sie dazu in Dashboard -> Systemeinstellungen -> Adressbuch, suchen und öffnen Sie die Adresse und setzen Sie den Haken bei Sammelrechnungsempfänger. Vergessen Sie nicht die Adresse zu speichern!
Einstellungen:
Navigieren Sie über das Dashboard -> Systemeinstellungen -> Rechnung -> Allgemeine Einstellungen.
Im Menüpunkt Sammelrechnungen definieren Sie die darzustellenden Lieferscheininformationen zum Druck auf dem Rechnungsdokument.
Lieferschein erstellen:
Wechseln Sie in die Auftragsbearbeitung und bearbeiten Sie Ihre Aufträge für den Sammelrechnungsempfänger wie gewohnt. Erstellen Sie ebenfalls wie gewohnt eine neue Rechnung auf der Seite Rechnung.
Hat der gewählte Rechnungsempfänger (1) – egal ob die Adresse aus dem Auftrag oder aus dem Adressbuch übernommen wird – das Merkmal „Sammelrechnungsempfänger“ kann die Rechnungsart „Lieferschein“ oder „Rechnung“ (2) ausgewählt werden. Die Voreinstellung ist in diesem Fall „Lieferschein“. Bei Lieferscheinen entfallen die Angaben für Zahlungsziel und Mahnungsempfänger.
Erstellen Sie den Lieferschein wie eine ganz normale Rechnung (4).
Eine Vorschau (5) auf den Lieferschein steht Ihnen ebenfalls zur Verfügung.
Sind alle Angaben korrekt, klicken Sie auf Bearbeitung abschließen (6).
Mit diesem Klick wird die Lieferscheinnummer (1) und – sofern nicht vorher ausgewählt – das Lieferscheindatum (2) eingetragen. Das Vorschausymbol (3) wird durch das PDF-Symbol mit dem Link zum finalen Lieferscheindokument ersetzt und der Lieferschein kann nicht mehr geändert werden. Selbstverständlich können Sie einen Lieferschein auch stornieren (4), um ggf. Änderungen vorzunehmen.
Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Aufträge, die in eine Sammelrechnung einfließen sollen.
Sammelrechnung über Rechnungsübersicht erstellen:
Voraussetzung:
- Getrennte Auftragsnr.-/Rechnungsnr.-Struktur
- D.h. die Rechnungsnr. muss unabhängig von der Auftragsnr. konfiguriert werden!
- Sie können dies folgendermaßen im DYNAREX überprüfen/konfigurieren:
- Dashboard -> Systemeinstellungen -> Rechnung -> Allg. Einstellungen -> Rechnungsnummer -> Konfiguration Rechnungsnr. aktivieren und wie gewünscht konfigurieren.
Wechseln Sie in das Dashboard und zum Widget Rechnungsübersicht.
Hier gibt es erweiterte Filtermöglichkeiten (1) nach Rechnungsart, um sich nur Rechnungen, nur Lieferscheine, nur Sammelrechnungen oder alle Rechnungsarten anzeigen zu lassen.
Klicken Sie auf den Button Sammelrechnung erstellen (2).
Es folgt der Dialog zur Auswahl des Büros (1) und des Rechnungsempfängers (2). Zusätzlich zur Suche nach Rechnungsempfänger werden hier schon die Adressen mit dem Merkmal Sammelrechnungsempfänger angezeigt.
Suchen oder wählen Sie die gewünschte Adresse aus und klicken Sie auf Sammelrechnung erstellen.
Die erzeugte Sammelrechnung zeigt alle abgeschlossenen Lieferscheine für diesen Rechnungsempfänger mit einem Link zum entsprechenden PDF-Dokument. Durch Deaktivieren oder Aktivieren können Sie bestimmen, welche Lieferscheine in diese Rechnung einfließen sollen.
Vervollständigen Sie wie gewohnt die Pflichtangaben zur Rechnung im oberen Teil der Seite.
Anschließend klicken Sie auf Rechnung buchen und die Sammelrechnung wird wie eine „normale“ Rechnung gebucht.
Sammelrechnung aus Auftrag erstellen:
Öffnen Sie einen Auftrag in welchem Sie die Sammelrechnung erstellen möchten. Wechseln Sie da in die Seite Rechnung. Klicken Sie anschließend auf den Button SAMMELRECHNUNG ERSTELLEN:
Es öffnet sich der Dialog Sammelrechnung erstellen, in welchem Sie Zugriff auf das Adressbuch haben. Sie können auf die Adressen zugreifen, welche das Häkchen Sammelrechnungsempfänger besitzen.
- Adresssuche
- gewünschte Sammelrechnungsadresse auswählen
- Sammelrechnung erstellen
Es wird die Rechnung Erfassungsmaske geöffnet. Der obere Bereich Allgemein (1) ist durch die zuvor ausgewählte Adresse bereits mit Daten gefüllt und nicht mehr änderbar. Der untere Bereich Rechnungspositionen (2) listet Ihnen die für die Adresse bereits erzeugten Lieferscheine auf. Markieren Sie die Lieferscheine (3), welche in die Sammelrechnung mit einfließen sollen. Nachdem sie dies getan haben können Sie die SAMMELRECHNUNG BUCHEN (4).
Beim Buchen einer Sammelrechnung werden die einzelnen Lieferscheine ebenfalls in den Status Gebucht gesetzt und können nicht mehr verändert werden.
Selbstverständlich können auch erstellte Sammelrechnungen storniert werden. Dabei werden die einzelnen Lieferscheine wieder in den Status Bearbeitung abgeschlossen zurückgesetzt. Somit werden Sie bei der nächsten Sammelrechnung für Ihren Kunden wieder berücksichtigt.